انواع کتابخانه اداری + مزایا و اصول طراحی آن

همه شما با کتابخانه آشنا هستید و حداقل یکبار از این گونه مکان‌ها دیدن کرده‌اید. کتابخانه یک مکان برای پیدا کردن، به امانت گرفتن یا خواندن سایر کتاب‌ها در تمام زمینه‌ها است. همچنین کتابخانه می‌تواند یک نگهدارنده چوبی برای نگهداری کتاب‌ها باشد. این مکان برای بالا بردن اطلاعات مختلف افراد ایجاد شده است که در آن می‌توان تمام ژانر کتاب‌ها را پیدا کرد. ولی کتابخانه‌ها تنها در این صورت موجود نمی‌باشند و می‌توان در مکان‌های دیگر هم انواع کتابخانه‌ها را پیدا کرد.

کتابخانه اداری یکی از انواع تجهیزات اداری می باشد. کتابخانه به عنوان یک بخش از تجهیزات و فضاهای اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد و معمولاً حاوی قفسه‌ها، کتابخانه‌ها، میز و صندلی‌ها و نورپردازی مناسب مختلف است. این فضا برای نگهداری اسناد، مدارک، کتب، و منابع دیگری که برای فعالیت‌های اداری و اطلاعاتی سازمان لازم است، به کار می‌رود.

افراد علاقه‌مند به کتاب که تعداد زیادی کتاب خریداری می‌کنند معمولا یک قسمت از منزل خود را به نگهداری از این کتاب‌ها اختصاص می‌دهند. این افراد نیاز به یک کتابخانه کوچک دارند که بتواند تمام کتاب‌های آنها را درون خود جای دهد. کتابخانه‌ها تنها در منازل استفاده نمی‌شوند، بلکه می‌توان از آنها در سایر نهادهای دولتی، اداره‌ها، شرکت‌ها و صد البته مدارس هم استفاده کرد. در ادامه همراه ما باشید تا با انواع کتابخانه اداری آشنا شوید.

کتابخانه اداری، یک کتابخانه با اندازه مناسب است که تمام کتاب‌های مربوط به اداره مورد نظر را در زمینه‌های مرتبط درون خود نگه می‌دارد. با توجه به اندازه اداره‌ها و میزان کتاب‌های آنها از کتابخانه اداری در اندازه‌های متفاوتی استفاده می‌شود. انواع کتابخانه را می‌توان برای سایر مکان‌ها ساخت و از آنها استفاده کرد.

با توجه به مکان استفاده و نوع کتابخانه می‌توان از جنس‌های متفاوتی برای ساخت کتابخانه‌ها استفاده کرد. انواع کتابخانه در اندازه‌های متفاوت با جنس‌های خاصی وجود دارند که می‌توان با توجه به مکان مورد نظر آنها را تهیه کرده و از آنها استفاده کرد. کتابخانه‌ها علاوه بر سالم‌تر نگه داشتن کتاب‌ها به نوعی آنها را دسته‌بندی کرده تا با توجه به موضوع مورد نظر بتوان راحت تر به آنها دسترسی پیدا کرد.

انواع کتابخانه

انواع کتابخانه با توجه به جنس، اندازه و مکان مورد استفاده تعیین می‌شود. مسلما نمی‌توان از کتابخانه‌های کوچک خانگی در اداره‌ها و مدارس استفاده کرد. چرا که در مدارس از کتب با موضوعات متنوعی استفاده می‌شود و کتاب‌های بیشتری برای مطالعه وجود دارد. با توجه به تمام این موارد می‌توان کتابخانه‌ها را به انواع زیر دسته‌بندی کرد:

کتابخانه همگانی

منظور از این کتابخانه‌ها، کتابخانه‌هایی است که برای تمام افراد در نظر گرفته می‌شود و تقریبا شامل تمام کتاب‌ها با موضوعات متفاوت در نقاط مختلف است. کتابخانه‌های همگانی در تمام شهر‌ها وجود دارد و برای نگهداری کتاب‌های مختلف در این مکان از این نوع کتابخانه‌ها استفاده می‌کنند. این کتابخانه‌ها معمولا در اندازه بزرگ و از جنس چوب ساخته می‌شوند.

کتابخانه‌های شخصی

این نوع کتابخانه‌ها به یک شخص خاص تعلق دارد. شما برای نگهداری کتاب‌های خود در منزل از یک کتابخانه در اندازه کوچک استفاده می‌کنید، این همان کتابخانه شخصی است که امروزه در اندازه‌ها و طرح‌های مختلفی ساخته شده است.

کتابخانه‌های تخصصی

این نوع کتابخانه‌ها به مکان‌های فرهنگی و علمی اختصاص دارند و برای نگهداری کتاب‌هایی در یک موضوع علمی خاص طراحی و ساخته می‌شود. این نوع کتابخانه توسط همان موسسه مورد نظر اداره و نگهداری می‌شود.

کتابخانه مرکزی

این نوع کتابخانه از محبوب‌ترین و معروف‌ترین کتابخانه‌ها است که به صورت مرکزی ایجاد می‌شود. در این کتابخانه‌ها می‌توان تمام کتاب‌های نوشته شده در دوره‌های متفاوت را پیدا کرد. معمولا یک کتابخانه مرکزی در مرکز شهر‌ها وجود دارد که به عنوان بزرگ‌ترین کتابخانه دانشگاه معروف شده است.

کتابخانه دانشکده

کاربرد کتابخانه دانشکده با توجه به اسم آن به راحتی مشخص می‌شود. این کتابخانه‌ها داخل دانشگاه‌ها وجود دارد. تمام دانشگاه‌های کوچک و بزرگ یک کتابخانه مخصوص برای خود دارند که بیشتر زمینه‌های کتاب را داخل کتابخانه خود نگهداری می‌کنند.

کتابخانه‌های گروهی

این نوع کتابخانه معمولا داخل دانشگاه‌ها وجود دارد. تمام دانشگاه‌ها گروه‌های تحصیلی متفاوتی برای سایر رشته‌ها دارند. این گروه‌ها برای نگهداری کتابخانه‌های مخصوص به خود یک کتابخانه گروهی دارند.

کتابخانه اداری

با توجه به نام آن، کتابخانه اداری یک کتابخانه مخصوص اداره‌ها است که حاوی تمام کتاب‌های مربوط به آن اداره خاص می‌باشد. بیشتر اداره‌ها این نوع کتابخانه را دارند و علاوه بر کتاب‌های مرتبط از کتاب‌های دیگری هم برای نگهداری داخل کتابخانه خود استفاده می‌کنند. انواع کتابخانه‌ اداری با توجه به اداره مورد نظر در اندازه‌ها و جنس‌های مختلفی وجود دارد که می‌توان با در نظر گرفتن شرایط نوع مناسب را انتخاب کرد. وجود یکی از انواع کتابخانه‌های اداری در اداره‌ها و شرکت‌ها یکی از نیازهای اینگونه دفاتر کار عمومی و خصوصی محسوب می‌شود. از این کتابخانه‌ها علاوه بر نگه داشتن برخی کتاب‌های مرتبط در زمینه کاری شرکت، یکسری دفاتر و اسناد هم نگهداری می‌شود. برای دسته‌بندی و بایگانی این اسناد از این نوع کتابخانه‌ها استفاده می‌کنند.

در صورتی که نیاز به دسترسی به اسناد و مدارک خاصی داشته باشید، با توجه به وجود دفاتر و اسناد بسیار زیاد نمی‌توان به راحتی به این اسناد دسترسی پیدا کرد. برای حل این مشکل و بالا بردن سرعت در میزان دسترسی به مدارک از کتابخانه اداری استفاده می‌کنند. این نوع کتابخانه‌ها، طبقه‌ها و فضاهای مختلفی دارد که می‌توان برای دسته‌بندی اسناد از آنها استفاده کرد. به طور کلی یک نیاز ضروری برای تمام اداره‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود که یک قسمت کلی برای نگهداری تمام اسناد‌ و دفاتر مربوطه برای دسترسی سایر کارمندان در نظر گرفته شود. به طوری که این اسناد دسته‌بندی شده و بتوان خیلی راحت به یک نوع خاص از آنها دسترسی پیدا کرد. برای این مهم از کتابخانه اداری استفاده می‌شود. علاوه بر این می‌توان در مراکز متفاوت دیگری هم برای همین امر یک کتابخانه با طراحی ساخت و فضای مناسب در نظر گرفت.

انواع کتابخانه اداری

کمی قبل با کاربرد و میزان اهمیت کتابخانه اداری به طور کامل آشنا شدیم. در ادامه به بررسی انواع کتابخانه اداری که برای این کار طراحی و ساخته می‌شوند خواهیم پرداخت. همانطور که گفته شد انواع کتابخانه اداری برای دسته‌بندی تمام اسناد و دفاتر مربوط به ادارات و شرکت‌ها برای دسترسی هرچه بهتر و سریع‌تر آنها است. معمولا این کتابخانه‌ها برای دسترسی سایر کارمندان مربوط به یک اداره و بالاتر بردن سرعت کار آنها بسیار مهم بوده و کارایی خیلی ارزنده‌ای دارد. برای این کارایی می‌توان از کتابخانه اداری در انواع متفاوتی استفاده کرد. این دسته‌بندی با توجه به اندازه، تعداد قفسه، میزان فضا و جنس آنها انجام می‌شود. در طراحی و ساخت انواع کتابخانه اداری، به نوع مبلمان اداری و مدیریتی مورد استفاده در ادارات و عوامل دیگری توجه می‌شود.

این کتابخانه‌ها بر اساس طرح و شکل مبلمان اداری، اندازه فضای مورد نظر برای جایگذاری کتابخانه و سایر مبلمان‌های اداری استفاده شده در ادارات مثل میز مدیریت، میز کارمندی، کانتر اداری، پارتیشن‌های مختلف انتخاب می‌شود. در برخی ادارات با توجه به وجود فضای کم و اسناد کمتر می‌توان از کمد‌های اداری برای این منظور استفاده کرد. تمام کتابخانه‌های اداری به صورت ایستاده طراحی می‌شوند و در طرح خاصی ساخته نمی‌شوند چرا که اداره‌ها محیط و فضای رسمی دارند که از مبلمان رسمی و مناسب برای ادارات استفاده می‌کنند.

انواع کتابخانه اداری با توجه به جنس

کتابخانه اداری می‌تواند در جنس‌های مختلفی ساخته شود. محبوب‌ترین نوع جنس برای استفاده در ساخت کتابخانه جنس چوب و استیل است. به طور کلی می‌توان گفت که جنس چوب از جنس استیل یا فلز، رایج تر بوده و در حال حاضر اکثر کتابخانه‌ها را از این جنس می‌سازند. در این مورد می‌توان با اندازه‌گیری مکان مورد نظر برای قرار دادن کتابخانه جنس چوب خاصی را انتخاب کرده و برای ساخت یک کمد اداری یا کتابخانه اداری مناسب استفاده کرد. یا اینکه کتابخانه اداری مناسب خود را به صورت آماده تهیه کنید. در این زمینه می‌توانید کتابخانه‌های ایستاده را با میزان فضای مناسب و مورد نظر برای قسمت خاصی از اداره یا شرکت خود تهیه کنید. ذکر این نکته الزامی است که کتابخانه‌های چوبی هزینه بیشتری از کتابخانه‌های فلزی دارند، ولی آنها می‌توانند گزینه مناسبی برای استفاده در اداره‌ها و برای دسته‌بندی سایر اسناد و دفاتر ادارات باشند.

انواع کتابخانه اداری با توجه به اندازه

معمولا فضای مورد استفاده در ادارات و شرکت‌ها با توجه به زمینه کاری آنها متفاوت است. ادارات به بخش‌های متفاوتی تقسیم می‌شوند. در هر کدام از این بخش‌ها لوازم خاصی برای استفاده فردی که در آن بخش کار می‌کند وجود دارد. ولی کتابخانه اداری یک وسیله برای استفاده همگانی در اداره محسوب می‌‎شود. این وسیله باید در مکانی قرار بگیرد که بتواند در دسترس تمام کارمندان باشد. به همین دلیل باید در مرکز اداره یا قسمت قابل دسترس مناسبی قرار داده شود. بدین ترتیب با توجه به مکان مورد نظر برای قرار دادن کتابخانه، نوع کتابخانه در اندازه مناسب تهیه می‌شود. اندازه کتابخانه‌ها برای استفاده در ادارات خیلی کوچک نبوده و تمام آنها در ابعاد خاصی به صورت ایستاده طراحی و ساخته می‌شوند. دو نوع اندازه کتابخانه اداری به صورت معمولی و بزرگ وجود دارد.

انواع کتابخانه اداری با طراحی نوین

با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، تغییرات چشم‌‍‌گیری در تمام زمینه‌ها ایجاد شده است که این تغییرات در قسمت دکوراسیون و مبلمان می‌تواند بسیار قابل توجه باشد. کتابخانه اداری یا سایر کتابخانه‌ها دستخوش این پیشرفت هستند. همواره در حال تغییرات مثبت و دل انگیزی قرار دارند. در حال حاضر سعی بر این می‌شود که کتابخانه‌ها را با طراحی ساخت شیک و فضای بیشتری طراحی کنند که علاوه بر داشتن فضای کافی نما و دکوراسیون خاصی را برای مکان مورد نظر بوجود آورد. از جمله این طراحی‌های جدید برای کتابخانه می‌توان به کتابخانه اداری چند تکه اشاره کرد. این نوع کتابخانه در حالت‌های خاصی با چند تکه طراحی و ساخته می‌شوند. بدین صورت می‌توان در شکل‌های خاص و متنوعی این نوع کتابخانه را قرار داد به نوعی که راحت‌تر بتوان از آن استفاده کرد.

در زمان‌های گذشته بیشتر کتابخانه‌ها برای مکان‌های مختلف به صورت ایستاده و دارای چندین طبقه طراحی می‌شدند. این یک شکل ساده برای کتابخانه‌ها بود که می‌توانست در برخی موارد مناسب و کابردی باشد. مانند کتابخانه‌های مرکزی و عمومی که کتاب‌های بسیار زیادی دارد و برای قسمت بندی آنها به یک محدوده بزرگ از کتابخانه نیاز دارند. ولی این نوع کتابخانه برای مصارف خانگی یا اداری گزینه مناسبی نبود و نمی‌توانست نیاز‌های کاربران را به خوبی برطرف کند. با توجه به ناراضی بودن کاربران از کاربرد این نوع کتابخانه‌ها، طراحان اقدام به طراحی و ساخت کتابخانه‌های امروزی با طراحی متفاوتی کرده‌اند. این طراحی‌های جدید می‌تواند برای مصارف شخصی و شرکت‌ها بسیار مناسب باشد و در کنار کاربرد اصلی بتواند تاثیر بسیار مثبتی در دکوراسیون شرکت‌ها و ادارات داشته باشد.

انتخاب یک کتابخانه اداری مناسب برای اداره شما

تمام ادارات نیاز به کتابخانه اداری مناسب برای نگهداری اسناد و دفاتر مربوطه دارند. برای انتخاب یک کتابخانه عالی و مناسب باید به گزینه‌های مختلفی توجه شود. به طور کلی انتخاب یک کتابخانه به عواملی مانند میزان بزرگی اداره یا شرکت مورد نظر، تعداد افرادی که در آن مشغول بکار هستند، زمینه کاری اداره یا شرکت، تعداد کتاب‌های متفرقه، حجم دفاتر یا اسنادی که باید در اختیار تمام کارمندان قرار بگیرد و در نهایت فضای موجود در اداره یا شرکت برای قرار دادن کتابخانه اداری بستگی دارد. برای انتخاب یک کتابخانه اداری مناسب و عالی بهتر است که به تمام نکات گفته شده توجه بسیار شود تا در استفاده و نگهداری از اسناد و دفاتر در اداره شما مشکلی بوجود نیاید.

در کنار این گزینه‌ها بهتر است طراحی و شکل ظاهری کتابخانه خود را با توجه به دیگر مبلمان و فضایی که در آن قرار داده می‌شود، انتخاب کنید. بدین صورت تاثیر بسیار زیادی هم بر چینش و نمای اداره یا شرکت خود خواهید گذاشت. کتابخانه‌های خلاقانه هم می‌توانند در اداره‌ها استفاده شوند. این امر در حالتی امکان‌پذیر است که مانعی در محیط رسمی و دکور خاص اداره شما ایجاد نکند. همچنین کارایی اصلی کتابخانه اداری را زیر سوال نبرد.

شرکت‌های متفاوت بسیار زیادی در زمینه طراحی و ساخت کتابخانه‌ها اقدام می‌کنند که انتخاب یک گزینه مناسب در بین آنها دشوار است. بهتر است که قبل از خرید یا انتخاب، نمونه کار و جنس هر کدام از کارهای این شرکت‌ها را مشاهده کرده و سپس اقدام به انتخاب و خرید آنها نمایید. تمام این شرکت‌های سازنده می‌توانند به شما برای انتخاب یک کتابخانه اداری مناسب یا حتی یک کتابخانه شخصی برای استفاده در منزل شما کمک کنند. با کمک آنها می‌توانید یک کتابخانه برای نگهداری کتاب هایتان تهیه کنید.

اصول طراحی انواع کتابخانه اداری

طراحی و انتخاب متریال و طرح کالا از اهمیت بالایی برخوردارند. زیرا به شدت تأثیرگذار بر زیبایی و منحصر به فردی محیط کتابخانه هستند. در واقع، این انتخاب ها مستلزم درک دقیق از نیازها و سلیقه‌های مشتریان می‌باشند.

اولین مرحله در سفارش و تهیه انواع کتابخانه اداری، تعیین متریال مورد استفاده است. این ممکن است شامل انواع چوب، فلز، شیشه یا مصالح دیگر باشد که برای طراحی کلی فضا و سلیقه مشتریان مناسب باشد. به علاوه، مقاومت و کیفیت متریال نیز اهمیت دارد تا کتابخانه به مدت طولانی قابل استفاده باقی بماند.

کتابخانه‌ها بر اساس نیازها و فضاهای مختلف می‌توانند ابعاد و اشکال متنوعی داشته باشند. فایلینگ‌های اداری به عنوان یکی از انواع کتابخانه‌ اداری است که در محیط‌های اداری کاربرد دارند، می‌توانند به چندین شکل مختلف نصب شوند.

این فایلینگ‌ها می‌توانند به دیوار نصب شده و به عنوان یک واحد ثابت عمل کنند، یا در کنار میز کار قرار گیرند تا به کاربر امکان دسترسی آسان به مدارک و فایل‌ها را بدهند. همچنین، می‌توانند بر روی سطح زمین قرار گیرند و به عنوان یک واحد جداگانه برای ذخیره سند‌ها و مدارک استفاده شوند.

تصمیم در مورد نوع کتابخانه کاملاً به سلیقه مشتری بستگی دارد. مشاوره با کارشناسان می‌تواند به مشتری کمک کند تا نیازها و ترجیحات خود را بهتر درک کند و نهایتاً یک گزینه مناسب را انتخاب کند و بهبود بخشد.

فواید خرید انواع کتابخانه اداری

کتابخانه اداری برای سازمان‌ها بسیاری از فواید مهم را به همراه دارد:

نگهداری اسناد و مدارک

این کتابخانه‌ها محلی ایمن و مناسب برای نگهداری اسناد، مدارک و اطلاعات حساس سازمان فراهم می‌کنند.

اشتراک گذاری دانش

کتابخانه اداری به کارکنان این امکان را می‌دهد تا دانش و اطلاعات موجود در سازمان را به طور آسان به اشتراک بگذارند و از تجربیات همکاران خود بهره‌مند شوند.

آرشیو سازمانی

این کتابخانه‌ها به عنوان یک آرشیو سازمانی عمل می‌کنند و مراجع، کاتالوگ‌ها و اطلاعات مدیریتی را به صورت منظم نگهداری می‌کنند.

بهره‌وری افزایش یافته

دسترسی آسان به اطلاعات و منابع موجود در کتابخانه، به بهره‌ وری کارکنان کمک کرده و فرآیندها را بهبود می‌بخشد.

توسعه مهارت‌ها و دانش

کتابخانه اداری با ارائه کتب و منابع آموزشی، کمک به توسعه مهارت‌ ها و دانش کارکنان می‌کند.

جلوگیری از دست رفتن اطلاعات

با نگهداری مدارک در یک مکان مرکزی و قابل دسترس، جلوی از دست رفتن اطلاعات مهم را می‌گیرد.

سازماندهی بهتر

کتابخانه به سازماندهی منابع و اطلاعات کمک کرده و به سازمان کمک می‌کند تا به شکل بهتری مدیریت شود.

استفاده بهینه از فضا

کتابخانه اداری می‌تواند فضای کاری را به بهترین نحو ممکن استفاده کند و از فضاهای بی‌استفاده جلوگیری کند.

کتابخانه‌ های اداری امروزه دارای فواید فراوانی برای سازمان‌ها هستند. این کتابخانه‌ها نه تنها به عنوان مکانی برای نگهداری اسناد و مدارک عمل می‌کنند بلکه نقش مهمی در به اشتراک گذاری دانش تولید شده در سازمان دارند. از این طریق، کارکنان سازمان قادرند به راحتی به اطلاعات و دانش موجود دسترسی پیدا کنند و از تجربیات یکدیگر بهره‌مند شوند.

همچنین، کتابخانه‌های اداری می‌توانند به عنوان یک آرشیو برای مراجع، کاتالوگ‌ها، کتاب‌های مدیریتی و دیگر منابع مرتبط با حوزه کاری سازمان عمل کنند. این آرشیو باعث مرتب ماندن و دسترسی آسان به منابع اطلاعاتی می‌شود و به سازمان کمک می‌کند تا از دانش تاریخی خود به بهترین نحو ممکن استفاده کند.

به طور کلی، ایجاد یک کتابخانه اداری مناسب می‌تواند به بهبود فرآیندها، افزایش بهره‌ وری و ایجاد یک فضای کاری دانش‌محور کمک کند.

جمع بندی

انواع مختلف کتابخانه‌های اداری با تجهیزات و خدمات خاص خود، نقش بسیار مهمی در سازماندهی و بهبود عملکرد محیط کار اداری ایفا می‌کنند. هر یک از این انواع با تأکید بر نیازها و اهداف مختلف، به کاربران امکانات مناسبی ارائه می‌دهند. از کتابخانه‌های فایلینگ برای نگهداری مدارک گرفته تا کتابخانه ‌های مطالعه و تحقیق برای ایجاد فضای آرام و مطالعه، هرکدام وظایف ویژه‌ای را برعهده دارند.
کتابخانه‌های دیجیتال با فراهم کردن دسترسی به منابع الکترونیکی نقش مهمی در ذخیره و به اشتراک گذاری اطلاعات دارند. همچنین، کتابخانه‌های آموزشی با ارائه منابع آموزشی و توسعه دانش، به رشد و پیشرفت کارکنان کمک می‌کنند.
به طور کلی، تلفیق این انواع کتابخانه‌ها با تجهیزات اداری مناسب، باعث ایجاد یک محیط کاری کارآمد، دانش‌محور و سازماندهی شده می‌شود که به بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری سازمان کمک می‌کند.

واحد تحقیق و توسعه: فروشگاه لیدوما