داشتن نظم در محیط کار برای سازمان + با فایلینگ، قفسه و کتابخانه اداری

داشتن نظم در محیط کار برای هر سازمان بسیار اهمیت دارد. نظم در محیط کار به معنای داشتن سیستماتیک و ترتیب‌دادن اطلاعات، اسناد، و امور مختلف است که از طریق فایلینگ، قفسه و کتابخانه اداری به وجود می‌آید. فایلینگ یکی از ابزارهای مهم برای داشتن نظم در محیط کار است. با استفاده از سیستم فایلینگ منظم، اسناد و اوراق اداری به دسته‌بندی‌های مختلف تقسیم شده و در فولدرهای مرتب و قابل دسترسی قرار می‌گیرند. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی کارمندان می‌شود و به بهره‌وری سازمان کمک می‌کند.

قفسه‌های منظم و مرتب نیز به نگهداری اسناد و مدارک کمک می‌کنند. با استفاده از قفسه‌های اداری، اسناد به شکلی منظم و سازمان‌یافته قرار می‌گیرند و از ،از دست رفتن یا خراب شدن آنها جلوگیری می‌شود. کتابخانه اداری نیز برای نگهداری منابع مرتبط با فعالیت‌های سازمان استفاده می‌شود.

با داشتن یک کتابخانه منظم، کارمندان به راحتی می‌توانند به منابع مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از اطلاعات بهره‌مند شوند. داشتن نظم در محیط کار باعث بهبود عملکرد و بهره‌وری کارمندان می‌شود و به طور کلی به بهبود عملکرد و موفقیت سازمان کمک می‌کند. بنابراین، فایلینگ، قفسه و کتابخانه اداری ابزارهایی مهم برای ایجاد و حفظ نظم در سازمان‌ها هستند. البته بگوییم در زمان خرید صندلی اداری به حتما به سایر تجهیزات مورد نیاز برای هماهنگی بیشتر توجه داشته باشید.

چرا داشتن نظم در محیط کار برای سازمان اهمیت دارد؟

داشتن نظم در محیط کار برای هر سازمان اهمیت بسیاری دارد زیرا در عوامل مختلفی اثر می‌گذارد که به بهبود عملکرد و بهره‌وری کمک می‌کند. یکی از موارد مهم در داشتن نظم در محیط کار، بهبود کیفیت کار و افزایش بهره‌وری است. وجود یک سیستم منظم و مرتب که اسناد، اطلاعات و ابزارهای کاری به درستی دسته‌بندی شده باشند، باعث سرعت و کارآیی بیشتر در انجام وظایف می‌شود. همچنین، کارمندان با داشتن نظم، احساس کنترل بر شرایط کاری را دارند که این امر به افزایش انگیزه و ارتباط موثر بین تیم‌ها کمک می‌کند.

نظم در محیط کار باعث کاهش استرس و افزایش رضایت کارمندان می‌شود. وقتی که همه چیز مرتب و منظم است، کارمندان به راحتی می‌توانند وظایف خود را انجام دهند و از تعادل کارو زندگی بهره‌مند شوند. این باعث افزایش رضایت و ارتباط مثبت با محیط کار می‌شود. همچنین، داشتن نظم در محیط کار بهبود قابلیت‌های مدیریتی سازمان را نیز به ارمغان می‌آورد. مدیران با دسترسی آسان به اطلاعات و اسناد مرتبط، تصمیمات بهتری می‌توانند بگیرند و به طور کلی مدیریت سازمان را بهبود بخشند.

در کل، داشتن نظم در محیط کار موجب بهبود کیفیت کار، افزایش بهره‌وری، کاهش استرس، افزایش رضایت کارمندان و بهبود قابلیت‌های مدیریتی می‌شود که این همه به رشد و پیشرفت سازمان کمک می‌کند.

معرفی تجهیزات لازم برای داشتن نظم در محیط کار برای سازمان

تجهیزات لازم برای داشتن نظم در محیط کار به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری را بهبود بخشد و بهره‌وری را افزایش دهد. فایلینگ مناسب با ایجاد فولدرها و برچسب‌های مناسب، اسناد را سازماندهی کرده و دسترسی به آنها را آسان می‌کند. قفسه‌های مرتب و منظم اسناد و مواد را به طور موثر نگهداری می‌کنند و فضای کاری را تمیز و سازمان‌یافته نگه می‌دارند. کتابخانه اداری با فراهم کردن دسترسی به منابع و مراجع مورد نیاز، به ارتقاء دانش و مهارت‌های کارمندان کمک می‌کند. همچنین، استفاده از تجهیزات نظم‌بخشی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی، اینترنت و فناوری‌های دیجیتال به بهبود فرآیندهای کاری و بهره‌وری کمک می‌کند.

1-فایلینگ ها

هدف از ساخت فایلینگ اداری چیست؟

فایلینگ های اداری امروزه برای نظم دهی و سرساماندهی محیط در هر اداره و سازمانی یافت می شود. حتی در مواردی افراد از فایلینگ در منزل خود نیز استفاده می کنند. اما به راستی استفاده از فایلینگ اداری می تواند چه مزایایی داشته باشد؟ هدف از ساخت و استفاده از فایلینگ سازمانی و اداری چیست؟ برای بدست آوردن پاسخ های مطلوب برای این سوالات با ما همراه باشید.

داشتن نظم در محیط کار برای سازمان با فایلینگ اداری و تاثیر آن در افزایش بهره وری کارکنان

حال می خواهیم درباره نقش استفاده از فایلینگ اداری دربهبود کار و کارکنان را مورد بحث قرار دهیم. شاید در ذهن تان سوال ایجاد شود آیا این دو مبحث می توانند به یکدیگر مرتبط باشند؟ در جواب باید عرض کنیم که استفاده از یک سیستم فایلینگ مناسب می توانند به اطلاعات بسیار زیاد و در هم نظم و ترتیب بخشیده و سرعت دسترسی کارکنان به اطلاعات را افزایش دهد.

همین موضوع باعث بهبود سرعت کار و در نهایت بهره وری کارکنان می شود. علاوه بر این از گم شدن اطلاعات و صرف زمان بسیار زیاد برای یافتن اطلاعات جلوگیری می شود. نکته دیگر نظم و انضباط در کار شما می تواند باعث ایجاد روحیه خوب در کارکنان و البته مشتریان شما شود که نتیجه آن اعتمادی است که به شما می کنند.

علاوه بر این اگر از یک فایلینگ اداری استفاده کنید که با دکوراسیون داخلی محل کارتان در تضاد نیست و زیبایی بسیاری به محل کار تان می بخشد، همین موضوع خود می تواند در روحیه شما و دیگر افراد تاثیر چشم گیری داشته باشد.

مزایا و معایب فایلینگ اداری

شاید معرفی اهداف استفاده از فایلینگ اداری خود نمونه هایی از مزایا فایلینگ اداری باشد. اما دیگر مزایا استفاده از فایلینگ اداری می توانند شامل کاهش هزینه، دسترسی آسان به پرونده ها و پوشه ها، عدم استفاده از زونکن های پرحجم و گران قیمت، افزایش زیبایی محیط و … می باشد. قطعاً استفاده از هر چیزی ممکن است معایبی نیز داشته باشد.

یکی از معایب استفاده از فایلینگ اداری، محدودیت های هر فایل یا طبقه باشد. البته اگر در هنگام خرید فایلینگ این نکته را مد نظر قرار دهید، مشکلی به وجود نمی آید. همچنین حجم و فضایی که سیستم فایلینگ از محیط اداری شما اشغال می کند، نیز می تواند از جمله معایب آن باشد .

2-کتابخانه ها

کتابخانه های اداری یکی از مهمترین تجهیزات اداری است. در صدر لیست لوازم اداری، کتابخانه اداری دیده می شود. این تجهیزات پر کاربرد از لازمه های این گونه اماکن به شمار می روند. عدم وجود کتابخانه اداری، به سبب آشفتگی و بی نظمی ایجاد شده در محیط اداری، به وضوح احساس می شود. بی نظمی، به هیچ عنوان وجهه مناسبی برای مراکز اداری نخواهد داشت . به همین منظور به صورت مختصر به کار آیی ای تجهیزات اشاره خواهیم کرد.

ممانعت از اتلاف زمان و مکان با کتابخانه اداری

مراجعه به ادارات مختلف، به دلیل اتلاف زیاد وقت، گاه حالت اکراه و بی میلی را برای ارباب رجوع ایجاد می نماید. زیرا اغلب اوقات، تعداد ارباب رجوع ها زیاد هستند و پرونده های زیادی می بایست بررسی شوند. استفاده از یک کتابخانه اداری، می تواند محل مناسبی برای قرار دادن پرونده های مختلف اداری باشد.

چیدمان پرونده ها در کتابخانه های اداری، مانع از اتلاف وقت کارمندان اداره و ارباب رجوع می شود. زیرا هر پرونده، در قسمت مخصوص خود، قرار می گیرد و دسترسی به آن آسان می شود. از طرفی کتابخانه اداری می تواند از فضاهای اضافی و بدون مصرف مکان نیز جلوگیری کند.

عموما فضاهای اداری، خیلی وسیع نیستند، بنابراین باید به نحوی از فضا استفاده کرد که هم رفاه مراجعه کنندگان در نظر گرفته شود و هم شرایط مناسبی برای کارمندان ایجاد شود. به کارگیری کتابخانه اداری بدون این که فضای زیادی را در بر بگیرد، گزینه مناسبی برای این منظور است.

داشتن نظم در محیط کار برای سازمان به کمک کتابخانه اداری

کتابخانه اداری، با طراحی خاص خود، می تواند علاوه بر پرونده ها وسایل دیگر میز کار را نیز در خود جای دهد. به این ترتیب، کارمندان میز شلوغ و گاهاً بی نظم خود را با جای گذاری وسایل در کتابخانه اداری، نظم و ترتیب می دهند.

میز اداری نامنظم، بازتاب نامطلوبی در بین مراجعه کنندگان خواهد داشت. به ویژه زمانی که قرار است به جلب توجه مشتری و نهایتا جذب آنها پرداخت. وقتی میز کار، خلوت می شود، تاثیر زیادی در فضای اتاق کار نیز می گذارد. به ویژه اگر اتاق، کوچک باشد آشفتگی در میز کار، دقیقا آشفتگی در کل اتاق را منعکس می کند.

کتابخانه اداری، یکی از تجهیزات دکوراسیون اداری

علاوه بر آن چه در مورد کارایی کتابخانه اداری گفته شد، باید آن را یکی از اجزای دکوراسیون اداری دانست. قرار دادن وسایل تزئینی در کنار وسایل اداری دیگر در این کتابخانه، می تواند جلوه زیبایی را ایجاد نماید. از طرفی با انتخاب رنگ و طرحی سازگار از کتابخانه با مبلمان اداری می توان دکور اتاق کار را به زیباترین شکل ممکن، طراحی نمود.

البته کتابخانه اداری، از لوازمی است که در دکوراسیون منزل نیز کارایی بالایی دارد. بنابراین با کمی سلیقه و چیدمان درست وسایل در آن، یک دکور زیبا ایجاد می شود که هم جلب رضایت ارباب رجوع و مراجعه کنندگان را به دنبال خواهد داشت و هم رضایت کارمندان از داشتن اتاق کاری زیبا. ضمن این که در یک محیط اداری با فضای زیبا و منظم، قدرت تمرکز آنها افزایش می یابد و بهتر می توانند در شرایطی که آمار مراجعه کنندگان بالا است، به کار آنها رسیدگی کنند .

تاثیرات مستقیم و غیر مستقیم کتابخانه اداری بر افزایش راندمان کار کارمندان

در پایان مبحث کتابخانه ها به عنوان یک نتیجه گیری کلی باید گفت که کتابخانه اداری می تواند به صورت مستقیم و غیر مستقیم بر راندمان و بازدهی کارمندان تاثیرگذار باشد . چرا که با ممانعت از اتلاف وقت، انجام امور را سرعت می دهد و در مدت زمان کم می توانند به درخواست تعداد بیشتری از مراجعه کنندگان جواب دهند.

از طرفی همان طور که اشاره شد، نظم در محیط می تواند، عاملی در افزایش تمرکز شود. بدین ترتیب، راندمان کار کارمندان اداره افزایش می یابد، ضمن این که میزان خستگی و کلافگی ناشی از جستجو های متعدد برای یک وسیله یا پرونده خاص نیز کاهش پیدا می کند. هر یک از موارد بالا می تواند در افزایش راندمان کاری و بهینه بودن آن دخالت داشته باشد .

3-قفسه ها

طراحی مناسب برای قفسه های بایگانی

یکی از راه حل های مناسب برای نگهداری انبوه اسناد در شرکت ها و سازمان های مختلف قفسه های بایگانی است ، این ابزارها به شما کمک می کنند تا از اسناد خود به خوبی مراقبت کنید و به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید، قفسه های بایگانی در دو طرح ثابت و متحرک طراحی می شوند که در متن زیر به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

انواع قفسه ها

قفسه بایگانی متحرک

قفسه بایگانی متحرک به دلیل اشغال جای بسیار کم و سهولت در دسترسی بسیار بیشتر از قفسه های ثابت به کار گرفته می شوند، علاوه بر این نوع از قفسه ها به صورت ماژولار هستند یعنی می توان قطعات آن را کم و زیاد کرد. از مزایای این نوع قفسه های بایگانی امکان جمع شدن و قفل شدن آن است که می تواند از نظر امنیتی یک امتیاز محسوب شود.

علاوه بر امنیت جلوگیری از نفوذ گرد و غبار و جانوران موذی به داخل محوطه نگهداری از اسناد اهمیت استفاده از این قفسه های بایگانی را دو چندان می کند. این نوع از قفسه های بایگانی در سه طرح ریلی مکانیکی ، ریلی برقی و ریلی هوشمند طراحی شده اند.

قفسه بایگانی ریلی مکانیکی

قفسه های بایگانی ریلی مکانیکی به وسیله ریل هایی که در زیر آنها قرار گرفته است به همدیگر متصل هستند و با چرخاندن اهرم های دایره ای شکل که در روی آنها نصب شده است در طول ریل اقدام به حرکت می کنند و فضا را برای دسترسی به قفسه مورد نظر باز می کنند. طول عمر این قفسه ها بسیار بالا است و اسناد درون آن به خوبی نگهداری می شوند، برخی از قفسه های بایگانی ریلی مکانیکی امکان قفل شدن با کلید فیزیکی را نیز دارند تا امنیت اسناد درون قفسه ها بیشتر شود.

قفسه بایگانی ریلی برقی

این نوع از قفسه ها مانند قفسه های ریلی مکانیکی عمل می کنند و تفاوت آنها استفاده از موتور برقی به جای نیروی مکانیکی دست برای جابجایی قفسه ها می باشد. با فشردن دکمه ای که در روی این قفسه ها قرار دارد قفسه های کناری باز می شوند و امکان دسترسی به اسناد داخل آن فراهم می شود.

قفسه بایگانی هوشمند

قفسه های بایگانی هوشمند مدل ارتقا یافته نسل های قبلی است که مانند قفسه های برقی از نیروی برق برای باز شدن محفظه های نگهداری اسناد استفاده می کنند. علاوه بر این امکانات بسیار زیادی مانند رمزگزاری دیجیتال برای قفسه ها و کنترل از راه دور برای آنها در نظر گرفته شده است. قیمت این نوع از قفسه های بایگانی بسیار بالاتر از سایر مدل ها هستند و بیشتر برای سازمان هایی مورد استفاده قرار می گیرند که اسناد حساس را نگهداری می کنند. طراحی قفسه بایگانی هم به صورتی است که بیشترین امنیت را برای اسناد ایجاد می کند.

این قفسه ها این امکان را دارند که مشخصات اسناد موجود در آنها در یک کامپیوتر ذخیره شود و در زمان جستجو به راحتی مورد استفاده قرار گیرد. توجه داشته باشید که در انتخاب طرح مناسب قفسه بایگانی باید نیازها و شرایط محیطی محل قرارگیری قفسه ها را مدنظر قرار دهید، علاوه بر این باید به تفاوت هزینه هایی که در طرح های مختلف وجود دارند هم توجه کنید.

داشتن نظم در محیط کار برای سازمان از نگاه ژاپن

اهمیت داشتن نظم در محیط کار برای سازمان از دیدگاه ژاپن به عنوان یکی از کشورهایی که توجه بسیاری به اصول و مفاهیم مرتبط با نظم دارد، بسیار مهم است. در فرهنگ ژاپن، نظم و ترتیب در محیط کار نقش بسیار مهمی دارد و از اصول اساسی برای بهبود عملکرد سازمان‌ها محسوب می‌شود.

یکی از اهمیت‌های داشتن نظم در محیط کار برای سازمان‌های ژاپنی، افزایش بهره‌وری است. در فرهنگ ژاپن، توجه به جزئیات و دقت در انجام کارها بسیار مهم است و این باعث می‌شود که هر فردی در محیط کار به شیوه‌های مرتب و دقیقی کار کند که به بهبود کیفیت و بهره‌وری کمک می‌کند.

همچنین، داشتن نظم در محیط کار به کاهش استرس و افزایش رضایت کارمندان نیز کمک می‌کند. در فرهنگ ژاپن، فضای کاری سازمان‌ها به شکلی مرتب و منظم طراحی می‌شود که کارمندان احساس آرامش و راحتی داشته باشند که این موضوع به تسهیل در انجام وظایف و افزایش رضایت کارمندان منجر می‌شود.

به طور کلی، اهمیت داشتن نظم در محیط کار برای سازمان‌های ژاپنی بیشتر از یک الگو یا فرهنگ است و به عنوان یک روش ضروری برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری در نظر گرفته می‌شود.

داشتن نظم در محیط کار برای سازمان و قواعد کلی 5S

نظام آراستگی محیط کار (5S) پس از پایان جنگ جهانی دوم توسط ژاپنی‌ها مطرح و به کار گرفته شد. پس از تصمیم‌گیری برای بازسازی صنایع پس از جنگ، مدیران و صنعت‌گران ژاپن به دنبال ایده‌ها و راه‌کارهایی برای بهبود تولیدات و افزایش فروش محصولات خود بودند. این تلاش‌ها منجر به دعوت از دکتر ادواردز دمینگ توسط انجمن دانشمندان و مهندسین ژاپن شد. در سال ۱۹۵۱، تنها یک سال پس از حضور دکتر دمینگ در ژاپن، جایزه دمینگ به بهترین صنایع اهدا شد و از آن زمان تا کنون هر ساله این جایزه به صنایع برتر ژاپن اهدا می‌شود.

همچنین، ژاپنی‌ها از برخی صنایع آمریکایی الهام گرفتند، به‌ویژه از طرح “خانه داری صنعتی”. در آن زمان، آمریکا با خسارات جانی و مالی ناشی از حوادث در صنایع خطرساز مواجه بود و طرح خانه داری صنعتی را برای صنایع مختلف اجرا کرد. این طرح شامل صنایعی مانند مهمات سازی، کبریت سازی، داروسازی، مواد غذائی و تجهیزات پزشکی بود.

5sیک رویکرد نظام‌مند برای سازماندهی و آراستگی محیط کاری است که به برقراری مقررات و استانداردها و حفظ نظم و انضباط لازم برای انجام صحیح کارها کمک می‌کند.

قاعده اول – مرتب سازی-seiri

قاعده اول 5S یعنی “ساماندهی” (Seiri) یا انتخاب، به اهمیت حذف عوامل غیرضروری در محیط کار تازه می‌پردازد. با اجرای این قاعده، هدف از حذف ابزارها، مواد و اسناد غیرضروری، ایجاد فضای کاری مناسب و بهبود دسترسی به ابزارهای اساسی است. با حذف عوامل غیرضروری، محیط کار تمیزتر و منظم‌تر می‌شود و کارمندان به راحتی می‌توانند به ابزارها و منابع مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

اجرای قاعده اول 5S به معنای ارتقاء بهره‌وری و بهبود کیفیت کار است. با حذف عوامل غیرضروری، زمان و انرژی کارمندان در جستجوی اجناس کمتر می‌شود و زمان بیشتری برای انجام وظایف اساسی و مهم صرف می‌شود. همچنین، این اقدام باعث بهبود معیارهای ایمنی و بهداشت در محیط کار می‌شود و خطرات ناشی از وجود ابزارها و مواد غیرضروری کاهش می‌یابد.

بنابراین، قاعده اول 5S یک مرحله اساسی است که در راستای بهبود کارایی و حفظ نظم و تمیزی محیط کار و افزایش ایمنی و بهداشت در آن تلاش می‌شود.

قاعده دوم- منظم کردن – seition

قاعده دوم 5S، یا “نظم و ترتیب ” (Seiton)، به مرتب‌سازی و ترتیب دادن ابزارها و مواد در محیط کار توجه دارد. این قاعده بر اهمیت ایجاد چیدمانی منظم و موثر در محیط کار تاکید می‌کند. با اجرای این قاعده، هدف از مرتب‌سازی ابزارها و مواد، فراهم کردن شرایطی است که افراد بتوانند به سرعت و با سهولت به اجناس مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

این مرحله بهبود کیفیت کار، بهره‌وری و ایمنی را تقویت می‌کند. با مرتب‌سازی ابزارها و مواد، زمانی که صرف جستجوی اجناس می‌شود کاهش می‌یابد و به جای آن زمان بیشتری برای انجام وظایف اصلی مانند تولید و خدمات به مشتریان صرف می‌شود. علاوه بر این، مرتب‌سازی بهبود فضای کاری و افزایش انضباط و هماهنگی در سازمان را فراهم می‌کند.

با اجرای قاعده دوم 5S، نه تنها نظم و منظمی در محیط کار تسهیل می‌یابد، بلکه بهبود فرآیندهای کاری و کاهش هدر رفت منابع نیز ممکن می‌شود. در نتیجه، این قاعده به عنوان یکی از پایه‌های اصلی ساماندهی و بهره‌وری در سازمان‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد.

قاعده سوم- محل کار خود را تمیز کنید–Seiso

قاعده سوم 5S یا “پاکیزه سازی” (Seiso) به تمیزی و حفظ نظم در محیط کار توجه دارد. این قاعده بر اهمیت نظافت و حفظ تمیزی در محیط کار تاکید می‌کند. با اجرای این قاعده، هدف از حفظ تمیزی و نظم، ایجاد یک محیط کاری است که در آن همه چیز مرتب و تمیز باشد و افراد بتوانند با راحتی و آرامش در آن کار کنند.

تمیزی و حفظ نظم در محیط کار بهبود کیفیت کار، ایجاد شرایط بهتری برای کارمندان، و کاهش خطرات بهداشتی و ایمنی را به همراه دارد. با حفظ تمیزی، محیط کار زیباتر و دلپذیرتر می‌شود و کارمندان احساس راحتی و ارامش بیشتری خواهند کرد. همچنین، با حفظ تمیزی، خطرات مرتبط با آلودگی و انتقال بیماری‌ها کاهش می‌یابد و ایمنی کارمندان بهبود می‌یابد.

قاعده سوم 5S همچنین بهبود فرآیندهای کاری را تسریع می‌دهد و به کاهش هدر رفت منابع کمک می‌کند. با حفظ تمیزی و نظم، زمان کمتری صرف نگهداری و بازیابی اجناس می‌شود و کارمندان می‌توانند به طور مؤثر‌تر و بهره‌ورتر از منابع موجود استفاده کنند.

بنابراین، قاعده سوم 5S به عنوان یکی از مراحل اساسی در ایجاد یک محیط کاری منظم، تمیز و ایمن در سازمان‌ها بسیار اهمیت دارد

قاعده چهارم – استاندارد سازی

قاعده چهارم 5S یا “استاندارد” (Seiketsu) به استانداردسازی و حفظ استانداردها و روش‌های مرتبط با نظم و تمیزی در محیط کار می‌پردازد. این قاعده از اهمیت بهبود و حفظ استانداردها در محیط کار برای ایجاد یک فضای کاری منظم و مدیریت شده سخن می‌گوید.

با اجرای این قاعده، هدف از استانداردسازی، ایجاد یک محیط کاری است که در تمام زمان‌ها مرتب و به روز باشد. این شامل استفاده از روش‌های استاندارد برای نظافت، مرتب‌سازی و مراقبت از تجهیزات و ابزارها، و همچنین اجرای روال‌ها و فرآیندهای مشخص برای حفظ نظم و تمیزی محیط کار می‌شود.

استانداردسازی بهبود بهره‌وری و کیفیت کار، کاهش خطرات ایمنی و بهداشتی، و ایجاد یک فضای کاری موثر و ارامش‌بخش را فراهم می‌کند. با اجرای استانداردها، افراد به صورت هماهنگ‌تر و بهره‌ورتر کار می‌کنند و احتمال بروز خطاها و مشکلات کاهش می‌یابد.

قاعده چهارم 5S همچنین به تقویت فرهنگ کاری منظم و ارتقاء سطح بهره‌وری در سازمان‌ها کمک می‌کند. اجرای مداوم استانداردها به کاهش هدر رفت منابع و بهبود عملکرد سازمانی منجر می‌شود و به ایجاد یک محیط کاری پویا و پایدار کمک می‌کند.

قاعده پنجم – پایداری و انظباط و فرهنگ سازی -Shitsuke

قاعده پنجم 5S یا “انضباط و فرهنگ سازی ” (Shitsuke) به ایجاد روحیه و انضباط لازم برای حفظ نظم و استانداردهای تعیین شده در محیط کار اشاره دارد. این قاعده مهمترین بخش از 5S است و بر اهمیت تداوم و مداومت در اجرای سایر قواعد تأکید دارد.

هدف از قاعده پنجم، ترویج و تقویت فرهنگ انضباط و مسئولیت‌پذیری در کارمندان برای رعایت استانداردها و نظم در محیط کار است. این قاعده به کارمندان آموزش می‌دهد که همیشه به نظم و استانداردهای تعیین شده پایبند باشند و توجه ویژه‌ای به حفظ تمیزی و نظم در محیط کار داشته باشند.

با اجرای قاعده پنجم، فرهنگ کاری منظم در سازمان تقویت می‌شود و بهبود مستمر در عملکرد و کیفیت کار بدست می‌آید. همچنین، این قاعده به کاهش هدر رفت منابع و بهبود بهره‌وری و به ایجاد یک محیط کاری پویا و پایدار در سازمان کمک می‌کند. بنابراین، قاعده پنجم 5S برای ایجاد و حفظ یک محیط کاری منظم و موثر بسیار اهمیت دارد و به ایجاد فرهنگ کاری سازمانی منظم و پایدار کمک می‌کند.

نتیجه گیری

فایلینگ ها ، کتاب خانه ها و قفسه ها همه و همه می کوشند تا فضا های اداری و محیط کاری کارکنان را نظم دهی و سازماندهی کنند . ضمن اینکه درسترسی به اسناد و مدارک را ساده و سهولت انگیز می نماید.

واحد تحقیق و توسعه: فروشگاه لیدوما