انتخاب میز کنفرانس مناسب + راهکارهایی جذاب

حال که با انواع چیدمان اتاق کنفرانس آشنا شدید و بررسی کردید که کدام مورد برای برطرف کردن نیازهای شما کافی است، با هم به بررسی میزهای کنفرانس پرکاربرد و جزئیات آنها می‌پردازیم.

انواع میز کنفرانس

میز کنفرانس مهم‌ترین بخش اتاق کنفرانس شماست و باید برای انتخاب میز کنفرانس مناسب وقت بگذارید، مطالعه کنید و با دانش کافی مناسب ترین نوع را برای اتاق کنفرانس خود تهیه کنید. میز کنفرانس می‌تواند جایگاه افراد را مشخص کند و در حالات مختلف جلسه شما تاثیرگزار باشد. در ادامه به بررسی سه نوع پرکاربرد آن و هدفی که برای آن تولید شده‌اند می‌پردازیم:

میز کنفرانس مستطیلی

این میز کلاسیک از سالن‌های اجتماعات گرفته تا میز غذاخوری خانه‌های ما مورد استفاده قرار می‌گیرد. در اینگونه میزها سلسله مراتب افراد مشخص می‌شود. افرادی که در دو راس این میز می‌نشینند، می‌توانند تمام حضار را ببینند درحالی‌که دیگران مدام جای خود را عوض می‌کنند تا بتوانند توجه خود را به بخش دیگری جلب کنند.
هرچه طول میز بالا می‌رود، به معنای واقعی کلمه، اختلاف قدرت بین کسانی که دو طرف می‌نشینند و کسانی که در دو راس نشسته اند محسوس می‌شود. شاید به همین دلیل است که در جلسات هیات دولت یا هیات رئیسه شرکت‌ها از این سبک میزها استفاده می‌شود و در اتاق هایی که برای همکاری، طوفان فکری و مشورت چیده می‌شوند خبری از میز کنفرانس مستطیلی شکل نیست.
با وجود اینکه میز کنفرانس مستطیلی ساده‌ترین انتخاب پیش روی شماست، بدلیل اینکه ساختار کمپانی را نشان میدهد برای جلسات همکاری با میهمانان و یا کارمندان مناسب است و پراستفاده‌ترین میز کنفرانس نیز محسوب می‌شود.

میز کنفرانس U شکل

داشتن میز کنفرانس به شکل U دو مزیت اصلی دارد:
1. اول از همه با وجود هدر رفتن مقدار زیادی فضای خالی، توجه حضار را به بخش باز حرف U جلب می‌کند. برای معرفی محصولات، ارائه ها و کنفرانس ویدیویی گزینه بسیار مطلوبی محسوب می‌شود. ارائه‌دهنده می‌تواند به راحتی با حضار تعامل داشته باشد.
۲. دوما، این سبک بهره‌وری از فضا، راندمان جلسات شما را بالا می‌برد. چگونه؟ اعضای نشسته در جلسه همگی احساس برابری دارند و اطلاعات را از بخش مشترکی بدست می‌آورند. فضای جلسات شما بر پایه اطلاعات و تحقیقات خواهد بود.

میز کنفرانس گرد

میز کنفرانس گرد مزیت‌ها و معایب خودش را دارد. پیشتر گفتیم که در چیدمان ضیافت، تعداد زیادی میز گرد را در یک سالن می‌چینند، اما یک میز کنفرانس گرد بزرگ چه مزایا و معایبی دارد؟ بیایید تا در ابتدا به نیمه پر لیوان نگاه کنیم:
با وجود برخی مشکلات و ایرادات میز گرد، برجسته‌ترین ویژگی این میزها، برابری است. این ویژگی در برخی جلسات به قدری مهم است که هنوز یکی از پرکاربردترین میزهای کنفرانس دنیا، میز گرد است. میزهای گرد برای محیط‌های همکاری، همفکری و تعامل با مشتریان عالی است. فرض کنید دو نفر در گوشه میزی مستطیلی شکل نشسته اند، آنها بیشتر احساس مخالف بودن با یکدیگر خواهند داشت تا در حالتی که روی میز گرد کنار هم نشسته‌ باشند. روی میز گرد فرقی نمی‌کند کجای میز نشسته باشید، هیچ تفاوتی با دیگران نخواهید داشت.
اما معایب میز گرد کنفرانس، کمبود فضای شخصی برای قرار دادن لوازم و انجام فعالیت‌هایی مانند یادداشت برداشتن. اگر میز گرد شما خیلی بزرگ باشد، دو نفر که روبروی هم هستند باید برای حرف زدن با یکدیگر فریاد بزنند و یا برای صحبت کردن با نفر کناری پچ پچ کنند. اگر میز کنفرانس گرد شما کوچک باشد نیز بیش از حد صمیمی‌ خواهد بود و شاید برخی افراد خیلی با این قضیه کنار نیایند. هم‌چنین، سخنران جلسه شما نمی‌تواند همان ارتباطی که با شخص روبروی خود برقرار می‌کند را با نفری که در کنارش نشسته برقرار کند.

توجه به اندازه در انتخاب میز کنفرانس مناسب

برای انتخاب میز کنفرانس مناسب، ابتدا نیاز است که اندازه فضای موجود و تعداد افرادی که در جلسات شما حضور دارند را در نظر بگیرید. این انتخاب باید با ابعاد اتاق کنفرانس همخوانی داشته باشد تا فضای کافی برای حرکت و راحتی شرکت‌کنندگان ایجاد شود. اگر تعداد افراد زیاد است اما فضا محدود است، انتخاب میز کوچکتر را در نظر بگیرید و برعکس، اگر فضا بزرگ است و تعداد افراد کم، میز بزرگتری را انتخاب نمایید. همچنین، مدل و شکل میز نیز می‌تواند بر اساس سلیقه و طراحی اجرایی مورد نظر شما انتخاب شود.
برای اندازه‌گیری مناسب، می‌توانید این گام‌ها را دنبال کنید:

1. اندازه اتاق: ابتدا ابعاد دقیق اتاق کنفرانس خود را اندازه‌گیری کنید. این شامل طول، عرض، و ارتفاع اتاق می‌شود.

2. تعداد شرکت‌کنندگان: مشخص کنید که چند نفر در جلسات شما شرکت می‌کنند. این تعداد به شما کمک می‌کند تا تعداد صندلی‌ها را و در نتیجه اندازه میز را مشخص کنید.

3. فضای احتمالی: بررسی کنید که در این فضا چقدر فضای اضافی برای گردش افراد، قرارگیری تجهیزات، و ایجاد جلسات موثر وجود دارد.
با رعایت این موارد، می‌توانید اندازه مناسبی برای میز کنفرانس انتخاب کنید که هماهنگ با نیازها و ابعاد فضا باشد.