اهمیت بایگانی - لیدوما

اهمیت نگهداری و بایگانی صحیح اسناد و اوراق در محیط‌های اداری

آرشیو اسناد یا بایگانی به ذخیره‌سازی اطلاعاتی گفته می‌شود که شما دیگر به طور منظم از آنها استفاده نمی‌کنید. بایگانی داده‌ها عملی است که بسیاری از کارمندان در محیط کار با آن روبرو می‌شوند و اغلب آنها این کار را انجام می‌دهند. اما واقعاً چند نفر آن را درک می‌کنند و پیامدهایی که می‌تواند در یک تجارت داشته باشد چیست؟ بایگانی یک فرآیند حیاتی برای مدیریت سوابق است که مشاغل و کارمندان آنها باید با آن آشنا شوند. عواقب عدم درک فرآیندهای بایگانی مشاغل شما می‌تواند در آینده مشکلات جدی ایجاد کند.

بایگانی چیست؟

بایگانی به روندی گفته می‌شود که در آن اطلاعات غیرفعال و بلا استفاده را کاملا حفاظت شده برای یک مدت زمان خاص نگهداری می‌کنند. این اطلاعات را می‌توان در طی روزهای آینده دیگر استفاده نشود اما باز هم باید تا تکمیل پروژه آنها را نگهداری و ذخیره کنید.
باید تأکید کرد که داده‌های غیرفعال بایگانی شده ممکن است دوباره فعال شوند، زیرا دلالت بر عدم امکان دسترسی مجدد به اطلاعات، گاهی اوقات مشاغل را از بایگانی سوابق خود منع می‌کند. در صورت لزوم باید هنوز هم اطلاعات به راحتی در دسترس باشد حتی اگر در کوتاه مدت از آنها استفاده نکنید. داده‌های بایگانی شده ممکن است به دلیل احکام قانونی لازم باشد یا به دلیل داشتن اطلاعات حیاتی، احتمالاً در آینده دوباره مورد استفاده قرار گیرد.

چرا بایگانی اسناد و اوراق اداری مهم است؟

• جلوگیری از پاک شدن اطلاعات
• ایجاد دسترسی به افراد مناسب
• سازماندهی و دسته بندی اسناد برای دسترسی آسان
• ایجاد فضای ذخیره سازی موثر
• کمک به تجارت شما در حسابرسی‌های الزامی قانونی

ابزارهای بایگانی اطلاعات در اداره‌ها

داده‌های بایگانی شده می‌توانند در قالب‌های مختلف و در محل‌های مختلفی ذخیره شوند. در یک مرکز بایگانی اطلاعات اغلب از ابزار و وسایلی مانند فایل اداری، کمد بایگانی و قفسه ریلی استفاده می‌شود که بر اساس تعداد پرونده‌ها، میزان فضای موجود، سیستم‌های خاص بایگانی و می‌تواند متفاوت باشد.

فایل اداری

از فایل‌های اداری نیز برای طبقه بندی و دسته بندی پرونده‌ها استفاده می‌شود. با وجود کاربرد زیاد این محصول در بایگانی اطلاعات، نباید از ویژگی‌های زیبایی شناختی ان در دکوراسیون یک شرکت تجاری غافل شد. انتخاب یک طرح و رنگ بندی متناسب با تم سازمانی شما می‌تواند نقش موثری در زیبایی بصری محل کار شما داشته باشد. معمولا فایل‌های اداری را از جنس فلزی، چوبی MDF و پلاستیکی می‌سازند که شما متناسب با نیاز و سلیقه خود می‌توانید ان را سفارش دهید.

فایل اداری پلاستیکی

این نوع فایل را در چند طبقه و برای نگهداری پرونده‌ها استفاده می‌کنند. قیمت ان نسبت به دیگر متریال ساخت فایل اداری ارزان تر است بنابراین مورد استقبال برخی از دفاتر قرار می‌گیرد.

فایل اداری چوبی

اغلب فایل‌های اداری را از جنس چوب سفارش می‌دهند زیرا ظاهر زیباتری نسبت به فایل‌های فلزی و پلاستیکی دارد و علاوه بر این از مقاومت و استحکام خوبی هم برخوردار است. طرح و ظاهر متنوع این نوع فایل باعث شده که از آن به عنوان کمد دکوری و کتابخانه در منازل نیز استفاده شود.

فایل اداری فلزی

این نوع فایل را می‌توان مقاوم تر از انواع دیگر دانست اما شاید به اندازه فایل‌های اداری چوبی از لحاظ زیبایی خوشایند نباشند از این رو می‌توان از فایل‌های فلزی در محلی استفاده کرد که رفت و امد کم است و صرفا باید نوع مقاومی‌ از فایل‌های اداری را استفاده کنید.

کمد بایگانی

کمد بایگانی یکی از مهم ترین ابزارهای نگهداری اسناد و اوراق اداری است که در هر شرکت یا سازمانی برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز است. کاربرد اصلی این کمدها برای حفظ و نگهداری انواع فایل‌ها و پرونده‌ها و همچنین برای دسترسی آسان‌تر افراد به این اطلاعات است. این کمدها معمولا از جنس چوبی یا همان MDF ساخته می‌شوند.

کمد بایگانی ام دی اف

کمدهای بایگانی ساخته شده از جنس ام دی اف کیفیت مناسبی داشته و از لحاظ زیبایی نیز بسیار متنوع و کارآمد هستند. این گزینه برای محل‌هایی که در معرض دید قرار دارند گزینه مطلوبی محسوب می‌شود شاید به همین علت است که این نوع از کمدهای بایگانی نسبت به دیگر متریال آن هزینه بالاتری دارد.

قفسه ریلی

با استفاده از قفسه‌های ریلی و یک راهروی متحرک شما امکان استفاده از حداکثر فضای موجود را خواهید داشت. در اغلب موارد از این نوع قفسه در کتابخانه‌ها، مراکز اداری، بانک‌ها و موسسات مالی و همچنین واحدهای بایگانی استفاده می‌شود. قفسه ریلی از ایمنی بالا و سهولت در استفاده و همچنین بهره گیری از حداکثر فضای موجود برخوردار است.

اهمیت بایگانی موثر

بایگانی کردن برای مدیریت اطلاعات مهم و حائز اهمیت است و می‌تواند در افزایش کنترل یک تجارت بر فرآیندهای اطلاعاتی کمک کند. با رشد کسب و کار، داده‌های بیشتری ایجاد می‌شود و این داده‌ها باید بطور دقیق مدیریت و نظارت شوند تا بتوان به درستی از آن استفاده کرد. همچنین می‌تواند برای مشاغلی که هرگز سیستم بایگانی را به کار نمی‌گیرند، مشکل ساز شود. اطلاعاتی که بر روی سیستم‌ها و کامپیوترها بدون پشتیبان گیری و رعایت اصول بایگانی ذخیره می‌شوند، ایمن نبوده و به راحتی از بین می‌روند. این در نهایت تأثیر منفی بر کارکردهای تجاری و بهره وری کارکنان خواهد گذاشت.

9 مورد از مزایای بایگانی برای مشاغل در حال رشد

1. از پاک شدن اطلاعات جلوگیری کنید

اطلاعاتی که در یک محل مناسب و امن بایگانی نشده‌اند می‌توانند برای همیشه از بین بروند. احتمال سوءاستفاده از یک پرونده یا فایل توسط یک کارمند وجود دارد یا حتی ممکن است به صورت کاملا اتفاقی آن را حذف کند. ممکن است این اطلاعات توسط افراد متخصص در زمینه بازیابی اطلاعات قابل بازگشت باشد اما ملزم به صرف هزینه و زمان بسیار زیادی خواهد بود. داده‌های بایگانی شده به کارمندان این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به تخصص افراد ثالث، از اطلاعات پشتیبان تهیه کنند.

2. الزامات قانونی

می‌توان از لحاظ قانونی نیز در صورت عدم بایگانی مشکلاتی به وجود بیاید. در برخی مواقع سازمان‌ها اسنادی را دور می‌ریزند که از لحاظ قانونی مهم و ملزم به نهداری بوده ند. یک سیستم بایگانی موثر باعث می‌شود که بدون توجه به دانش هر کارمند، قوانین مربوط به نگهداری خاص داده‌های شرکت رعایت شود. مسئولین حفاظت از اطلاعات، مجازات‌های شدیدتری را در مورد مشاغل اعمال می‌کنند، بنابراین کارکنان باید آگاه باشند که نادیده گرفتن این سیاست‌ها ممکن است در مواردی منجر به جریمه‌های سنگین یا حتی مجازات زندان شود.

3. امنیت را افزایش دهید

امروزه ما با بسیاری از حملات سایبری یا نقض داده‌ها مواجه هستیم و در این شرایط بایگانی کردن می‌تواند اهمیت ویژه‌ای پیدا کند. در این صورت می‌توانید قبل از وقوع هر اتفاق غیر منتظره‌ای در مقابل این افراد از اطلاعات و داده‌ها محافظت کنید. فراموش نکنید که محتاط‌ترین شغل‌ها نیز ممکن است مورد هجوم حملات سایبری و هکرها قرار بگیرند. یک سیستم قابل اعتماد بایگانی با هشدار دادن به کارمندان ارشد در صورت گم شدن پرونده‌ها، این خطر را کاهش می‌دهد.
در یک بازار رقابتی برای بالا بردن کارایی و عمکرد یک شغل و تثبیت آن باید اسناد و مدارک را به صورت منظم بایگانی کرد. بایگانی داده‌ها به صورت سازمان یافته این امکان را می‌دهد تا نظارت بهتری در دسترسی به اطلاعات و دسترسی به پرونده‌ها انجام شود.

4. ذخیره‌سازی سوابق در یک مکان امن

سوابق افراد و ارگان‌ها باید در یک فضای امن و به دور از دسترسی‌های عمومی ‌قرار بگیرد. فایل بندی و بایگانی اسناد مهم و سوابق می‌تواند در این زمینه بسیار موثر باشد. سوء استفاده از سوابق، سرقت اطلاعات، دسترسی آسان به داده‌های خصوصی همگی از مواردی هستند که می‌توان به وسیله بایگانی از آنها جلوگیری کرد.

5. حذف داده‌های سیستمی

از بایگانی داده‌ها می‌توان برای حذف اطلاعات غیر ضروری از سیستم استفاده کرد. این اطلاعات می‌تواند داده‌هایی باشد که دیگر به عنوان داده‌های آنلاین مورد نیاز نیست، اما می‌تواند در آینده باز هم مورد استفاده قرار بگیرد. بایگانی اطلاعات داده‌ها را از سیستم فعال حذف می‌کند، بنابراین سرعت پاسخ دهی را افزایش می‌دهد و زمان پردازش سریع را قادر می‌سازد. نکته دوم این است که فضای کمتری برای ذخیره داده‌ها لازم است. اندازه پرونده‌های بایگانی شده بسیار کوچکتر از اندازه پرونده‌های اصلی است.

6. اسناد در برابر خرابی ایمن هستند

اسناد و مدارک منبع انرژی کسب و کار شما هستند. خسارات ناشی از پراکندگی اطلاعات و یا اتفاقاتی نظیر آتش سوزی و سیل و حتی زلزله به وسیله بایگانی اسناد به صورت تخصصی قابل پیشگیری است. عدم ذخیره داده‌ها در یک فضای مرکزی که مدیریت می‌شود، احتمال از دست رفتن آن برای همیشه را افزایش می‌دهد. کارمندان می‌توانند داده‌ها را بدون دانستن الزامات نگهداری، حذف کنند و تلاش برای بازیابی این داده‌ها به ندرت دقیق و با جزئیات اتفاق می‌افتد همچنین همیشه وقت گیر است و در برخی موارد حتی ممکن نیست.

7. ذخیره سازی اسناد بایگانی موجب صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود

مدیریت اسناد طبقه بندی نشده بسیار وقت گیر و در عین حال زمان بر است. با انجام بایگانی به روش‌های تخصصی و استفاده از افراد متخصص در این زمینه می‌توانید به راحتی آنها را برای استفاده دوباره و دسترسی آسان آماده کنید که این امر موجب کاهش هزینه‌های شما خواهد شد. در حالی که هزینه‌های بایگانی مدارک و اسناد اداری به طور قابل توجهی پایین تر از 10 سال پیش است اما هنوز هم روش صحیح بایگانی می‌تواند شما را از انجام هزینه‌های دوباره نجات دهد. سازمان‌هایی که شیوه بایگانی مناسب و طبقه بندی شده دارند در استفاده دوباره از فایل‌ها به مسئله ای برخورد نمی‌کنند و همین می‌تواند موجب کاهش هزینه‌ها و صرفه جویی در زمان انها خواهد شد که یکی از فاکتورهای رسیدن به موفقیت‌های مختلف است.

8. فضای بیشتر با تشکیل پرونده کمتر

در حقیقت شما با بایگانی کردن و طبقه بندی پرونده‌ها و اسناد اداری، فضای بیشتری برای گسترش تجارت خود خواهید داشت یا به بیان ساده تر، محیط بهتری را برای کارمندان خود فراهم می‌کنید.

9. فراخوانی فایل بایگانی برای اقدام

بایگانی اسناد، مدارک و اوراق اداری به وسیله ابزارهای مختلف بایگانی، می‌تواند موجب فراخوانی آنها در زمان مناسب شود حتی اگر فکر می‌کنید دیگر نیازی به این اطاعات ندارید ممکن است در موقعیتی قرار بگیرید که داشتن این داده‌ها مزیت محسوب شود.
فراموش نکنید که با رشد داده‌ها، بایگانی اطلاعات برای یک استراتژی قوی مدیریت داده مهم تر از همیشه شده است. با این حال، روش‌های طبقه بندی و بایگانی مؤثر برای بسیاری از سازمان‌ها مبهم است. این داده‌های بایگانی شده برای مدت طولانی حفظ می‌شوند و در صورت نیاز به بهترین نحو و در کمترین زمان فراخوانی می‌شوند. بایگانی داده‌های مناسب نه تنها می‌تواند موجب صرفه جویی در پول کسب و کار شما شود، بلکه باعث افزایش ارزش تجارت شما نیز می‌شود. سازمان‌های بدون استراتژی بایگانی ممکن است در نهایت داده‌های غیرفعال را که در واقع هنوز هم با ارزش است از دست دهند و این به خصوص هنگام خرید مجدد داده‌ها می‌تواند از بایگانی کردن آنها گران تر باشد. بنابراین صرف هزینه‌های هوشمندانه و معقول در خرید ابزارهای بایگانی نه تنها هزینه محسوب نمی‌شود بلکه به عنوان یک سرمایه برای حفظ اطلاعات شما بکار گرفته می‌شود. شما با استفاده از ابزارهای قوی و قابل انعطاف در طبقه بندی این پرونده‌ها می‌توانید به این هدف دست پیدا کنید. کافی است در انتخاب هر یک از این ابزارها دقت کافی را نسبت به جزئیات مورد نیاز خود داشته باشید. علاوه بر این ابزارهای مختلف بایگانی پرونده‌ها و اسناد اداری علاوه بر کاربرد اصلی خود می‌توانند جلوه زیبایی به محل کار شما ببخشند و ظاهر یک شرکت حرفه ای را به مخاطب القا کنند.
باید اطمینان داشته باشید که این داده‌های بلا استفاده بتوانند به راحتی بازیابی شوند و مورد استفاده قرار بگیرند. زیرا ممکن است نداشتن دسترسی به اطلاعات بایگانی شده در برخی موارد مسائل جدی و جبران ناپذیری برای مشاغل ایجاد کند. بایگانی اطلاعات به روش‌های مختلفی انجام می‌شود و شما می‌توانید از بایگانی به روش‌های الکترونیکی نیز در کنار بایگانی سنتی و فیزیکی استفاده کنید تا در صورت ایجاد مشکل برای هر یک از آنها بتوان اطلاعات را از راه دوم بازیابی کرد. بایگانی الکترونیکی نیز فرآیند خاص خود را دارد و شما می‌توانید با ایجاد دسترسی برای اشخاص مختلف میزان دسترسی‌ها را به داده‌ها محدود کنید.
واحد تحقیق و توسعه لیدوما



حساب کاربری
×

پشتیبانی آنلاین لیدوما

× چگونه می‌توانم به شما کمک کنم؟