نقش تجهیزات اداری برتر در طراحی محیط کار
با بهترین تجهیزات اداری می توان فضای عالی طراحی کرد. طراحی به طور محسوس و روشن نشان می دهد که تجهیزات اداری (میز و...) عناصری در محیط کار هستند که نقش بسزایی در بهره وری کارکنان و کارمندان خواهد داشت.
امروزه محیط اداری پیچیده تر از هر زمان دیگری شده است و ما باید سعی کنیم این محیط برای افزایش بهره وری، ارتباطات، شور و شوق و پاسخگویی کارمندان به مشتریان محیطی باشد که باعث ایجاد احساس آرامش و در عین حال انگیزه به کارمندان شود.
هر یک از ما بخش عمده ای از وقتمان را در محیط کار میگذرانیم ،پس بهتراست که محیط کار با استفاده از تجهیزات اداری مناسب سبب آرامش خاطرمان گردد. با توجه به تجزیه و تحلیلهای علمی، هر فرد شاغل در طول عمر خود، به طور متوسط سیزده سال و دو ماه در حال صرف کردن زمان خود در محل کار خودش است. بنابراین، مبلمان و تجهیزات اداری دفتر شما بسیار مهم هستند زیرا این موضوع نه تنها باعث افزایش شور و اشتیاق کارکنان، بلکه در بالا رفتن بهره وری وارتقا ارتباطات با مشریان در محل کار شما خواهند شد.
شاید برای شما نیز این سوال ایجاد شده باشد که چگونه می توان با استفاده از تجهیزات اداری باعث تقویت روحیه کارکنان شد؟
کار دریک دفتر کوچک و بدون تجهیزات جدید نه تنها خوشایند و آرامش بخش نیست بلکه باعث کمتر شدن بهره وری و کارایی می شود. تصور کنید در محل کار خود فایل اداری و کمد اداری و بایگانی نداشته باشید.اوضاع چگونه می شود؟ همه اسناد و مدارک کاملا بهم ریخته می شود و جایی برای بایگانی صحیح اسناد و مدارک نیست.
این موضوع سبب می شود تا مدیران سرمایه گذاری بیشتری درتجهیزات اداری برای دفاتر خود بکنند.
پس علاوه بر داشتن یک محل کار زیبا می باید به تجهیزات اداری باید بسیار توجه داشت که در اینجا مراحل تجهیز و لیست تجهیزات ضروری که شما را می تواند به سمت داشتن یک دفتر بهتر هدایت کرده و نهایتآ بهره وری را افزایش دهد معرفی می کنیم.
به عنوان اولین آیتم می توان به صندلی و مبلمان اداری اشاره نمود.
امروزه محیط اداری پیچیده تر از هر زمان دیگری شده است و ما باید سعی کنیم این محیط برای افزایش بهره وری، ارتباطات، شور و شوق و پاسخگویی کارمندان به مشتریان محیطی باشد که باعث ایجاد احساس آرامش و در عین حال انگیزه به کارمندان شود.
هر یک از ما بخش عمده ای از وقتمان را در محیط کار میگذرانیم ،پس بهتراست که محیط کار با استفاده از تجهیزات اداری مناسب سبب آرامش خاطرمان گردد. با توجه به تجزیه و تحلیلهای علمی، هر فرد شاغل در طول عمر خود، به طور متوسط سیزده سال و دو ماه در حال صرف کردن زمان خود در محل کار خودش است. بنابراین، مبلمان و تجهیزات اداری دفتر شما بسیار مهم هستند زیرا این موضوع نه تنها باعث افزایش شور و اشتیاق کارکنان، بلکه در بالا رفتن بهره وری وارتقا ارتباطات با مشریان در محل کار شما خواهند شد.
شاید برای شما نیز این سوال ایجاد شده باشد که چگونه می توان با استفاده از تجهیزات اداری باعث تقویت روحیه کارکنان شد؟
کار دریک دفتر کوچک و بدون تجهیزات جدید نه تنها خوشایند و آرامش بخش نیست بلکه باعث کمتر شدن بهره وری و کارایی می شود. تصور کنید در محل کار خود فایل اداری و کمد اداری و بایگانی نداشته باشید.اوضاع چگونه می شود؟ همه اسناد و مدارک کاملا بهم ریخته می شود و جایی برای بایگانی صحیح اسناد و مدارک نیست.
این موضوع سبب می شود تا مدیران سرمایه گذاری بیشتری درتجهیزات اداری برای دفاتر خود بکنند.
پس علاوه بر داشتن یک محل کار زیبا می باید به تجهیزات اداری باید بسیار توجه داشت که در اینجا مراحل تجهیز و لیست تجهیزات ضروری که شما را می تواند به سمت داشتن یک دفتر بهتر هدایت کرده و نهایتآ بهره وری را افزایش دهد معرفی می کنیم.
به عنوان اولین آیتم می توان به صندلی و مبلمان اداری اشاره نمود.
صندلی و مبلمان داری:
صندلی و مبلمان اداری باید به گونه ای باشد که علاوه بر طراحی زیبا. راحت و با کیفیت نیز باشد و می توان گفت این آیتم رکن اصلی برای سرمایه گذاری در دفترکارشما است. شما باید از صندلی های بسیار رسمی اجتناب کرده و از صندلی های اداری راحت تری استفاده کنید. با توجه به اینکه ما بیشتر اوقاتمان را بر روی صندلی های اداری صرف می کنیم در صورتی که خرابی در صندلی به وجود بیاید باعث ایجاد مشکلاتی چون کمردرد و ... خواهد شد.مانند هر مبلمان و تجهیزات اداری دیگر، صندلی های اداری می توانند در طول زمان آسیب ببینند. پس بهتراست از همان ابتدای خرید دقت کافی در انتخاب صندلی اداری خود داشته باشیم و صندلی اداری باکیفیت و استانداردی انتخاب کنیم.زیرا همان طور که اشاره شد، هر فرد شاغل در طول عمر خود بیشترین زمان را در حال گذراندن درمحل کار خودش است و می توان گفت بیشتر این زمان را پشت میز نشسته است همین امر سبب اهمیت صندلی اداری می شود.
نور و رنگ:
با استفاده از انتخاب نور و رنگ مناسب در یک دفتر می توان در ایجاد محیطی راحت و آرامش بخش تلاش کرد. حالا چرا محیطی راحت و آرام؟با توجه به تجزیه و تحلیل های علمی . بسیاری از کارمندان جدید با احساس استرس توسط آنچه که به طور روتین و طبیعی در محل کارموجود است و شاید نتوانند به درستی آن را انجام دهند روبرو می شوند و یا کارمندانی که مشغله کاری آنان بسیار است و ممکن باعث ایجاد تنش در آنان شود بنابراین ضروری است که به جزییاتی همچون نور و رنگ نیز توجه داشت و از آن ها بی اعتنا نگذشت.برای افزایش سطح آرامش ذهنی کارکنان ، ونیز افزایش برخورد بهتر ایشان با مشتریان و مراجعه کنندگان می بایست اقدامات ذیل را انجام داد.
برای تامین روشنایی بهترمحیط کار است در در ابتدا بهتر است از نور طبیعی قابل دسترس استفاده کنیم و در اولویت دوم از نور مصنوعی لامپ استفاده کنیم.
برای رنگ نیز بهتر است از رنگ های آبی و سبز در کنار رنگ سفید استفاده شود. درباره این رنگ ها اینگونه می نویسند: "نسبتا بی انتها, الهام بخش بهره وری و ایجاد یک اثرمداوم آرام بخش.
میز اداری (میز مدیر و کارمندان):
میز اداری یکی از آیتم‌هایی است که توجه به آن تأثیر بسزایی در کیفیت کار کارمندان خواهد داشت و از رکن های اصلی برای سرمایه گذاری در دفترکار است. میز می باید با توجه به جایگاه و موقعیت شغلی فرد انتخاب گردد تا تمام وسایل مورد نیاز کار روی آن قرار گیرد . در یک دفتر میزهای کارمندان با توجه به سمت آنها متفاوت است. میز منشی، میز مدیریت، میز کارمندان و... . میز مدیر باید با میز کارمندان متفاوت باشد و زیرا رتبه بالاتر فرد را به نسبت سایر کارمندان نشان دهد. میز مدیریت باید دارای طراحی خاص بوده و از نظر ظاهری و کارایی با سایر میزهای موجود در محل کار تفاوت داشته باشد و بهتر است به جای استفاده از میز هایی همرنگ،میز مدیر در عین حال تفاوت ظاهری رنگ متفاوتی نیز باشد.بهتر از رنگ های سیاه،قهوه ای سوخته برای مدیران ارشد استفاده شود.زیرا به خوبی با آبی می آمیزد و مناطق نور را نگه می دارد.
جایگاه سمت های متفاوت:
سیستم اتاقهای کوچک و قابل دسترس که به وسیله پاراوان از یکدیگر جدا می شوند از بیش از ۶۰ سال پیش برای کارکنان رواج داشته است ولی امروزه می توان با استفاده از محیط های باز برای کارمندان به غیر از چند محیط های تخصصی جدا برای مدیران سبب تعامل و همفکری کارمندان با یک دیگر شد. تحقیقات نشان میدهد که دفاتر امروز بسیار ساکت تر در مقایسه با دوران "چاپگرهای نقطه ای ماتریکس ، گلف توپ تایپ و مکالمات تلفنی با صدای بلند و... هستند. "بنابراین ، به منظور افزایش بهره وری داشتن یک دفتربا طرحی باز سبب ایجاد یک دفتر کار امروزی است .
قابلیت نصب تجهیزات صوتی و تصویری یکی دیگر از قابلیت های مهم میز کنفرانس است که تنها بعضی ازتولید کنندگان خاص قادر به تولید این مدل منحصر به فرد میز کنفرانس می باشند. برای انتخاب رنگ میز کنفرانس نیز می توان همانند میز های اداری از رنگ های سیاه و قهوه ای سوخته استفاده کرد البته اگر مکان اسقرار میز کنفرانس دارای نور طبیعی کافی باشد.
فایلینگ، کمدهای اداری و کتابخانه ها:
نظم و بایگانی اسناد و مدارک از ارکان مهم در محل کار است.هیچ فردی از اسناد و مدارک کاملا بهم ریخته می شود خوشش نمیاید زیرا سبب سردرگمی،عصبی شدن و هدر رفتن زمان می شود. به ویژه در جامعه امروزه که زمان بسیار ارزشمند شده است.گاهی هم ممکن است این بی نظمی باعث فقدان و یا گم شدن مدارک و اسناد شود که در این حالت موضوع بسیار پیچیده خواهد شد.
به همین علت است مدیران این بخش را نیز بسیار مهم می دانند ودر این بخش نیز به عنوان یکی از ارکان مهم با هدف داشتن دفاتر کاری با بهره وری بالا سرمایه گذاری می کنند. زیرا سبب نگهداری بهتر از اسناد و بایگانی منظم مدارک و نیز طبقه بندی آنها می شود.
لذا توصیه می شود که بهتر است از رنگ های کرم،سفید،نارنجی و آبی استفاده گردد .در خصوص کتابخانه نیز بهتر است از طرح های جدیدی با قفسه های نامنظم و با رنگ های چوب مانند:قهوهای روشن،قهوه ای تیره و...استفاده شود.
تحقیقات نشان داده است که با قرار دادن چندین کتاب غیر اداری نیز می توان باعث شد تا کارمندان زمان های استراحت خود را به مطالعه اختصاص دهند و فضایی آرامش بخش ایجاد نمود تا کارکنان را برای ادامه با نشاط کار در محل کار ترغیب و تشویق کرد.
و اینگونه می شود که با بهترین تجهیزات اداری می توان فضای عالی کاری را طراحی و استفاده کرد.
واحد تحقیق و توسعه لیدوما